第1020号

仕事の優先順位を決めるマトリックス
があります。

ご存じの方も多いと思いますが、
「緊急性」と「重要度」を使って
４つの領域に仕事を分類するという
ものです。

10人前後の会社から
「何か指標を決めて評価制度を作り
たいのですが」とご相談をいただい
たとき、

この、仕事の分類を使った簡易版
の評価方法をご紹介しています。
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一般的な評価制度づくりでは、
評価シートの評価項目を選択するとき、

まずは仕事を分類してもらい、
その中から、成果につながる重要
な業務を選択して、

評価項目として決定することが
多いように思います。

いわゆる「仕事調べ」と呼ばれる
ものですが、

この仕事調べを、あらかじめ、
重要性と緊急度という基準を使って
分類します。

仕事を「緊急度」と「重要度」の
二つを横軸と縦軸に据えて
マトリックスを作成し、

第一領域（緊急度も重要度も高い）

第二領域（重要度は高いが緊急度は低い）

第三領域（重要ではないが、救急度は高い）

第四領域（緊急でも重要でもない）

こうして仕事を上記の４つに
分類します。

やってみると、意外に
会社が重要だと思っている仕事と、
社員が重要だと思っている仕事に
差があったりします。

緊急度と重要度に振り分けることで

やらなければならない仕事が
すべて評価対象というわけでなく、

仮に、

会社が求める成果をだすために
必要な業務＝重要度が高い
と定義するように
認識を一致させます。

通常の評価制度を作る目的とも
重なりますが、

１．その評価項目が正しいかどうか
ということの前に、

何が評価されるのかを可視化する
ということ

２．上司と部下の意識の違いを
できるだけ小さくすること

社員の方の分類を見ると、
4つの領域に分類したとき

緊急度が「高い」領域の仕事が
群を抜いて多いような場合が
あります。

これは、実際に、目の前の仕事
ばかりに追われているという
こともありますが、

緊急度と重要度の違いがあまりよく
わかっていないということもあります。

そもそも、緊急度の高い仕事が
重要で、最優先だろうという思い
込みがあります。

何が重要なのか
何が緊急なのか

区別することと同時に、

４つの領域のどこにあるものを
優先順位の一番に置くのか

評価対象の一番はどれになるのか

あらかじめ決めて、伝えて
おくことです。

それは、つまり
優先順位の基準の決め方を示す
ということになります。

この決め方を明らかにすることで
新しい仕事についても、自分で
優先順位を判断して取り組む
ことができるようになります。

重要度も優先順位も、
経営戦略によっていつでも
変わるものです。

毎年見直すことで、意識の一致が
図れます。

参考になれば幸いです。

お読みいただきありがとうございました。
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